• Merhaba Yönetici oldum hangi defterleri tutmam gerekir?

 

Öncelikle sitelerin yasal olarak tutmak zorunda olduğu defterler konusuna değinelim. Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Muhasebedeki tüm işlemlerin, objektif belgelere dayanarak gerekli defterlere kaydedilmesi gerekir. Defterlere kayıt edilmeyen işlemler geçersizdir.  Defter tutma sorumluluğu tacirin en önemli sorumluluklarından biridir. Defter tutma aynı zamanda muhasebenin bilgi verme veya bilgi üretme fonksiyonunun da göstergesidir.   Vergi Usul Kanunu’nun 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari ise defter tutmak zorunda değillerdir. 

 

Her ne kadar Vergi Usul Kanunu defter tutma zorunluluğundan bahsetse de bu zorunluluk tacir konumunda olan ve çoğunlukla ticari zirai veya mesleki kazancı olanlar için getirilmiştir. Apartman ve site yönetimlerinin ise tüzel kişiliği olmadığı gibi vergisel açıdan gelir ya da kurumlar vergisi mükellefiyeti de yoktur. Kaldı ki ticari bir amaç da taşımamaktadır. Dolayısıyla Vergi Usul Kanunu’ndaki  defter tutma zorunluluğu apartman ve site yönetimlerini kapsamaz.

 

  • Peki defter tutma zorunluğu nereden gelmekte ve neden kaynaklanmaktadır?

Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerince karar defteri tutulması zorunlu olunan tek defterdir. Ne var ki site hizmetlerinin genişlemeye başlaması, sadece gelir ve giderin karar defterinde tutulmasının ihtiyaca cevap vermemesi ve verimli bir yönetimin gerçekleştirilmesi için en azından işletme defteri tutmak ve bunun da hukuki geçerliliğinin kazanması için notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.

 

Özetle ; Sitelerin  “Vergi Usul Kanunu” na göre defter tutma zorunluluğu bulunmazken, “Kat Mülkiyeti Kanunu” na göre ise sadece “Karar Defteri” tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak verilerin yazılabilmesi, raporlanabilmesi ve incelemeye sunulabilmesi için en azından  işletme defteri tutması , hukuki alanda geçerliliğinin olabilmesi için de notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.

 

KMK Madde 32 – 4 - Kararlar . Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

 

Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.

 

 

Madde 36 – Defter tutulması ve belgelerin saklanması: Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.

 

Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

 

Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.

 

 

Madde 41 – 4 Yönetimin denetlenmesi: Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.

 

 

  • Defterin Noterden Tastikli Olmasına Gerek Var mıdır?  

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32., 36. ve 41. maddelerinde ifade edilen defter "karar defteri"dir. 

 

“ Kararlar”a ilişkin 32. maddede "Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak.", 

 

"Defter tutulması ve belgelerin saklanmasına" ilişkin 36. maddede "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. " 

 

Yönetimin denetlenmesine ilişkin 41. Maddede “Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.” 

demektedir.

O halde tutulan defter( ler) noterden tasdikli olmalıdır.

 

 

  • Karar Defteri dışındaki defterlerin noterden Tastikli Olmasına Gerek Var mıdır?  

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32., 36. ve 41. maddelerinde ifade edilen defter "karar defteri" olmasına rağmen örneğin “işletme defteri” tutulması halinde ya da “yönetim kurulu karar defteri” , “denetim defteri” gibi isimler verilerek başkaca defterlerin tutulması halinde bu defterlerin de noterden tasdikli olması gerekir. 

 

KMK’nın sayılan bu maddelerine göre “karar defterine” yazılması imkanı bulunmasına rağmen  örneğin ihtiyari olarak “İşletme Defteri” tutulması halinde bu defterin de noterden tasdikli olması gerekir. 

 

 

  • İşletme Defteri tutulmalı mıdır?  

 

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32., 36. ve 41. maddelerinde ifade edilen defter "karar defteri" olmasına ve yönetimlerin kanuna göre "işletme defteri" tutma zorunluluğu olmasa da;

 

"Defter tutulması ve belgelerin saklanmasına" ilişkin 36. maddede "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. " 

 

demektedir.

 

Karar defterine ( özellikle kırtasiyeden alınan ) gelir ve gider kayıtlarının tutulması ve bu kayıtların düzenli işlenmesi çok güçtür. Yine çok sayıda bağımsız bölümden oluşan anagayrimenkullerde bu işlemin el ile yazılarak yapılması fiili imkansızlıktır. O sebeple uygulamada zorunlu olmasa da Kanunun 36. Madddesinin eksiksiz uygulanabilmesi için İşletme defteri tutulması , herhangi bir itiraz ve dava açılması durumunda özellikle mali bilirkişinin “işletme defteri” kayıtlarını esas almak yönündeki uygulamaları sebebi ile “işletme defteri” kullanılmalıdır.

 

 

  • Karar defterimiz yok ne yapmalıyım? 

 

Daha önce kullandığınız bir defter hiç yoksa bir karar defteri ve işletme defterini noterden tasdik ettirin ve kullanmaya başlayın. Geçmiş kayıtlar yoksa en azından geçmiş dönemlere ilişkin belgeleri temin edin ve saklayın. Apsiyon Akademi tarafından düzenlenen sertifikalı “Site Yöneticiliği Eğitimi” ne katılabilir, bu konuda eksiklerinizi tamamlayabilirsiniz.

 

  • Gelir gider defteri mevcut yönetim tarafından 2 sene tutulmamış ve yasal olarak faturasız işlemler bulunuyor. Bu konuda rahatsız olan kat malikleride mevcut. yeni yönetimin bu 2 yıllık süreçte tutulmayan gelir gider yaprakları için noter tasdikli tutanak tutması gerekiyor mu ? yarın öbürgün bir dava meselesi olur da sorumluluğun yeni yönetime aksetmemesi için. 

 

İşletme defteri tutulmamış olmakla birlikte karar defterine de gider ve gelirler kaydedilmemişse usulsüz işlem yapıldığına karine teşkil edebilir. Fatura vb. belgeler olmaksızın yapılan harcamalar da dayanaksız kalacağından eski yönetimin sorumluluğu devam eder. Hatta denetçi/denetçiler de görevini yapmamışsa sorumluluğu paylaşır. Yeni yönetim olarak defter ve belgeleri tesellüm ederken ayrıntılı tutanak tutulmasında fayda vardır. Bu konuyu ilk toplantıda gündeme getirmek de yeni yönetimin görevidir.

 

 

  • Site yönetimlerinde defterler ( Karar ve/veya İşletme Defterleri) ne zaman tasdik ettirilmelidir?

Yeni bir defter hangi yılda kullanılacaksa, o yıldan   önceki yılın sonuna yani Aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. Ancak eğer bir önceki yıl defter tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yıl da kullanılacak ise, defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar kullanılacağı yıl için  tasdik ettirilir, bu işleme ara tasdik denir.

 

Bir örnek ile anlatalım;

2022 yılında sitenin kullanacağı “Karar Defteri” veya tutuluyorsa “İşletme Defteri” , eğer defter hiç yok ise 2021 yılı Aralık ayı sonuna  kadar notere tasdik ettirilir. Eğer siteler 2021 yılında tasdik ettirdikleri İşletme Defterleri’ni  2022 yılında da kullanacaklarsa , 2022 yılı Ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanır.

 

  • Noterden tastikli defterleri ( Karar ve/veya İşletme Defterleri)  her dönem yenilemek mecburimidir?

Defter sayfaları bitmediyse her dönem yenilenmesine ve yeni bir defter tasdik edilmesine gerek yoktur. Bununla beraber yeni deftere geçilirse eski defter notere götürülmeli ve kapattırılmalıdır. Eski defterde boş sayfalarınız varsa elbette kullanmaya devam edebilirsiniz. Eski defterinizi yeni mali yılın başında ( yani ocak ayı sonuna kadar)  notere ara tasdik yaptırmanızı Apsiyon Akademi olarak tavsiye ediyoruz. Bazı yöneticiler de hukuken dönemleri ayırmak adına ara tasdik yaptırmaktadırlar. Ara tasdikin KMK açısından zorunlu olmadığına dair görüşler bulunmakla beraber kanunun 36. Maddesine istinaden noterde ara tasdik yapılmasını önermekteyiz.

 

 

  • Noterden tastikli defter ( Karar ve/veya İşletme Defterleri) bitti, veya yeni döneme yetmeyecek ne yapmalıyım?  

Defter sayfaları bitti ise veya kalan sayfalar yeni dönem için yetmeyecek ise Eski defterinizi yeni mali yılın başında ( yani ocak ayı sonuna kadar) notere götürülmeli ve kapattırılmalıdır. Yeni defter de aynı gün noterden tasdik yapılarak açılmalıdır.

 

 

  • KMK 36’ya göre defterleri ( Karar ve/veya İşletme Defterleri) sayfaları bitmediğinden notere götürmüyoruz, ara tasdik yaptırmıyor veya kapattırmyoruz. Başımıza ne gelir? 

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesinde “defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.” ifadesi bulunmaktadır.

 

Bu cezanın uygulanabilmesi için sulh hakimi kararı gerekir. Konuya sadece para cezası olarak bakılmaması gerekir. Özelikle yönetim değişikliklerinde notere ara tasdik yapılmayan veya kapatılmayan defterlerin sayfalarında oynama yapılması, sayfaların eksiltilmesi, araya karar yapıştırılması gibi durumlar oluşabilir. Bu sebeple yöneticiler öncelikle kendilerini korumak adına defterlerin Ocak ayı sonuna kadar notere kapattırılmasını sağlamalıdırlar.

 

  • Defter tasdik ettirmezsek ne oluyor? Bütün kayıtlar bilgisayarda. Apsiyon kullanılıyor. Karar defteri hariç başka defter hiç yaptirmamış şimdiye kadar.

MK m.32 gereği karar defterinin noter tasdikli olması zorunludur. Bunun dışında defter tutmak KMK gereği zorunlu değildir. Bilgisayar ortamındaki kayıtlarınızı karar defterinin onaylı sayfalarına işleyebilirsiniz.

 

  • Peki muhasebeyi Apsiyonda  tutarken İşletme Defterini nasıl tastik yaptırabilirim.? 

Sürekli form şeklinde  veya boş A4 kağıtları ile defter onaylatmanız ve bunu notere tasdik ettirmeniz bilgisayardan çıktı almanıza kolaylık sağlar. A4 şeklinde sayfalar da onaylatabilirsiniz ancak bunların kaybolma ihtimali daha yüksektir. Noter onaylı bir deftere bilgisayardan alınan çıktı da yapıştırılabilir. Aynı tavsiyeyi işletme defterleri gibi karar defterlerinde de vermekteyiz. Kararların bu şekilde bilgisayardan yazılması hız ve kolaylık getirmektedir. 

 

 

 

Apartman ve Sitelerin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler konulu videomuza https://youtu.be/mQvJnhDO0dA  linkinden , Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir? konulu blog yazımıza https://www.apsiyon.com/blog/site-yonetimlerinin-tutmak-zorunda-oldugu-defterler-nelerdir- linkinden erişebilirsiniz.

Site Yönetimlerinde Defterler ve Muhasebe konulu videomuza  https://youtu.be/whJPVTluJJA linkinden, Site Yönetimlerinde Defterler Ve Muhasebe konulu blog yazımıza https://www.apsiyon.com/blog/site-yonetimlerinde-defterler-ve-muhasebe linkinden erişebilirsiniz.